会务服务须及时高效为洽谈提供良好平台。像广交会、深圳高交会等知名展会,都在提高洽谈效率、强化成交手段上动脑筋、想办法,接连推出了被大家连连称道的诸如设立洽谈区域、组织配对洽谈、举办拍卖会、网上商务与场馆展览结合等举措,深受欢迎。会展主办者还逐步引进为参展厂家、客商服务的众多机构,朝着“一站式”、“一条龙”服务方向发展。如展会中的银行进驻,设立律师事务所,邀请中介资质认证部门等。第三届上海工博会还专门成立了知识产权办公室,并推出了获国家批准的展品评奖活动等,体现了会展服务水平的提升。其次,展览机构要及早提供展馆展位图、各参展商所在的馆号、摊位号、联系电话等,方便客户相互之间查找联系。第三,要遵守承诺,讲究信誉。及时发放展会简报,提供会展的有关数据和各类信息资料以及展会的后期服务。
有些展会,经常出现违背承诺、减少服务项目的现象,或取消记者招待会,或缺少论坛题目等。当咨询时,大会服务人员一改收费的积极热情,一问三不知,既不说明缘由,又不退费用。另外,有的展会开幕式一结束,就很难再找到会展的主办者了。